Cahier des charges fonctionnel exemple pour un projet web réussi

Près de 70% des projets web dépassent leur budget initial ou ne respectent pas les délais impartis. Une planification imprécise et des attentes mal définies sont fréquemment pointées du doigt comme des causes majeures de ces contretemps. Le manque d'une communication efficace entre les différentes parties prenantes complique davantage la situation dans la gestion de projet web.

La solution réside dans un document essentiel pour la réussite d'un projet web : le cahier des charges fonctionnel (CdCF). Il agit comme un véritable pilier, permettant d'aligner les visions de toutes les personnes impliquées et de définir précisément les contours du projet, minimisant ainsi les risques d'échec. Un CdCF bien structuré est un investissement initial qui porte ses fruits tout au long du projet, garantissant une expérience utilisateur optimale.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges fonctionnel (CdCF) ?

Un cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document qui décrit en détail les besoins et les fonctionnalités attendues d'un projet web, qu'il s'agisse d'un site vitrine ou d'une plateforme e-commerce. Il se concentre sur *ce que* le site web doit faire, et non sur *comment* il doit le faire (contrairement au cahier des charges technique). Il sert de référence commune et de base contractuelle entre le client et le prestataire, formalisant ainsi le brief projet web.

Objectifs d'un CdCF

• Définir clairement les besoins et les attentes du client (commanditaire) pour le projet web, en traduisant sa stratégie digitale en spécifications fonctionnelles précises.
• Servir de base contractuelle solide entre le client et le prestataire, définissant les livrables attendus et les responsabilités de chacun.
• Guider l'équipe de développement et de conception dans la réalisation du projet, assurant une compréhension commune des objectifs et des exigences.
• Servir de référence tout au long du projet, permettant de suivre l'évolution, de vérifier la conformité aux exigences initiales et de faciliter la recette projet web.

Avantages d'un CdCF bien rédigé

• Réduction significative des risques d'échec du projet en clarifiant les objectifs, les attentes et le scope du projet.
• Amélioration de la communication entre les différentes parties prenantes (client, équipe de développement, designers, marketeurs), minimisant les malentendus et les conflits.
• Estimation plus précise du budget et des délais, évitant les dépassements et les retards, et permettant une meilleure allocation des ressources.
• Facilitation de la gestion des changements et des demandes d'évolution au cours du projet, grâce à une documentation claire et précise des exigences initiales.
• Augmentation de la satisfaction du client grâce à une livraison conforme à ses attentes et à la réalisation de ses objectifs business.

Quand faut-il rédiger un CdCF?

La rédaction du CdCF doit intervenir le plus tôt possible dans le cycle de vie du projet web, idéalement avant le début de la conception et du développement. Plus tôt il est établi, plus il permettra d'orienter efficacement les décisions et d'éviter des corrections coûteuses par la suite. Le moment idéal se situe juste après la phase de recueil des besoins initiaux et de définition de la stratégie digitale.

Structure d'un cahier des charges fonctionnel

La structure d'un cahier des charges fonctionnel est cruciale pour assurer sa clarté et son efficacité. Il est important de respecter une organisation logique et de fournir des informations complètes dans chaque section. Les sections décrites ci-dessous sont les plus courantes et les plus utiles dans la majorité des projets web, qu'il s'agisse de sites vitrines, de plateformes e-commerce ou d'applications web complexes.

Introduction et contexte

Cette section présente le projet web dans son ensemble, en décrivant son objectif principal, le public cible visé et le contexte dans lequel il s'inscrit. Elle inclut également une présentation de l'entreprise ou de l'organisation commanditaire, ainsi que la justification du projet et ses objectifs stratégiques mesurables.

• Présentation du projet web (objectif, public cible, etc.). Par exemple, la création d'un site de réservation d'hôtels ciblant les jeunes voyageurs et proposant une expérience utilisateur innovante.
• Présentation de l'entreprise ou de l'organisation commanditaire, incluant son secteur d'activité, sa mission et ses valeurs.
• Justification du projet (besoin identifié, problème à résoudre), comme l'absence de présence en ligne efficace pour une entreprise locale, limitant sa visibilité et son potentiel de croissance.
• Objectifs stratégiques du projet (KPIs mesurables) : augmenter les ventes en ligne de 15% dans les six mois suivant le lancement et améliorer le taux de conversion de 2%.

Présentation du client et de ses besoins

Cette section se concentre sur la compréhension du client, de son contexte métier et des utilisateurs cibles du site web. Elle inclut une présentation du contexte métier du client, l'identification des utilisateurs cibles et de leurs besoins, la définition de personas (avec des exemples concrets) et une analyse de la concurrence (benchmarking). Comprendre les besoins est crucial pour la gestion du projet web.

• Présentation du contexte métier du client : description de son secteur d'activité, de ses produits ou services, et de sa position sur le marché, ainsi que de ses forces et faiblesses.
• Identification des utilisateurs cibles et de leurs besoins : définition des profils types d'utilisateurs et de leurs motivations à utiliser le site web, en tenant compte de leurs habitudes et de leurs préférences.
• Définition des personas (avec des exemples concrets) : création de personnages fictifs représentant les différents types d'utilisateurs, avec leurs caractéristiques démographiques, leurs besoins, leurs attentes et leurs frustrations.
• Analyse de la concurrence (benchmarking) : étude des sites web concurrents pour identifier les bonnes pratiques en matière d'expérience utilisateur, de fonctionnalités et de design, ainsi que les opportunités de différenciation.

Fonctionnalités générales

Cette section décrit les fonctionnalités principales du site web, telles que la gestion de compte utilisateur, la recherche de produits, le panier d'achat ou le blog. Elle peut inclure un diagramme de flux général du site pour visualiser l'architecture et les interactions entre les différentes sections. Ces éléments font partie des spécifications fonctionnelles.

• Description des fonctionnalités principales du site web (ex : gestion de compte, recherche de produits, panier d'achat, blog, système de notation et d'avis, etc.).
• Diagramme de flux général du site, illustrant le parcours de l'utilisateur à travers les différentes pages et fonctionnalités, et mettant en évidence les points de friction potentiels.

Fonctionnalités détaillées

Cette section détaille chaque fonctionnalité, en utilisant des verbes d'action pour décrire ce que l'utilisateur pourra faire. Elle peut inclure des cas d'utilisation pour illustrer des scénarios spécifiques, ainsi que des maquettes (wireframes) simplifiées pour visualiser l'interface utilisateur et faciliter la compréhension des spécifications fonctionnelles.

• Description précise de chaque fonctionnalité, en utilisant des verbes d'action (ex : "L'utilisateur pourra se connecter avec son adresse email et son mot de passe", "L'utilisateur pourra rechercher un produit en utilisant des filtres de prix, de catégorie et de marque").
• Cas d'utilisation (ex : "L'utilisateur oublie son mot de passe : description des étapes de la procédure de récupération", "L'utilisateur souhaite contacter le service client : description du processus de soumission d'un formulaire de contact").
• Maquettes (wireframes) simplifiées pour illustrer l'interface utilisateur et faciliter la compréhension des spécifications fonctionnelles. Ces maquettes doivent respecter les principes de l'expérience utilisateur (UX).

Contraintes

Cette section énumère les contraintes qui peuvent influencer le projet, telles que les contraintes techniques, budgétaires, de délais ou légales. Il est crucial de les identifier et de les prendre en compte dès le début du projet pour garantir sa faisabilité et sa réussite. Les contraintes budgétaires sont souvent un facteur déterminant dans la gestion projet web.

• Contraintes techniques (ex : compatibilité avec certains navigateurs ou appareils, nécessité d'utiliser un CMS spécifique, exigences de performance et de sécurité).
• Contraintes budgétaires : le budget alloué au projet est de 15 000 euros, incluant les coûts de développement, de design, de marketing et d'hébergement.
• Contraintes de délais : le site web doit être mis en ligne dans un délai de trois mois, avec une phase de test et de recette projet web d'une semaine.
• Contraintes légales et réglementaires (ex : RGPD, accessibilité, conditions générales de vente).

Critères d'acceptation

Cette section définit les critères qui seront utilisés pour valider que le projet répond aux besoins définis dans le CdCF. Elle peut inclure des indicateurs clés de performance (KPIs) à suivre pour mesurer le succès du projet et vérifier l'atteinte des objectifs de la stratégie digitale. Ces critères sont essentiels pour la recette projet web.

• Définition des critères qui seront utilisés pour valider que le projet répond aux besoins définis dans le CdCF, tels que la conformité aux spécifications fonctionnelles, la qualité de l'expérience utilisateur et la performance technique.
• Indicateurs clés de performance (KPIs) à suivre : taux de conversion, nombre de visiteurs uniques, temps passé sur le site, taux de rebond, nombre de commandes, chiffre d'affaires généré.

Glossaire

Un glossaire est une liste des termes techniques ou spécifiques au projet, avec leur définition. Il permet d'éviter les ambiguïtés et d'assurer une compréhension commune de la terminologie utilisée par toutes les parties prenantes (développeurs, designers, marketeurs, clients).

Annexes

Les annexes regroupent les documents complémentaires, tels que les études de marché, les logos, la charte graphique ou tout autre élément pertinent pour le projet web et sa stratégie digitale.

Exemple concret : CdCF pour un projet de site web E-Commerce

Pour illustrer concrètement l'application d'un CdCF, prenons l'exemple d'une petite entreprise vendant des produits artisanaux locaux qui souhaite créer un site web e-commerce. L'entreprise a réalisé un chiffre d'affaires de 80 000 euros l'année dernière avec une marge brute de 40% et espère augmenter ses ventes en ligne grâce à une stratégie digitale efficace et à un site web performant.

Présentation de l'entreprise et de ses produits

L'entreprise, "Les Artisans Locaux", propose une gamme de produits artisanaux fabriqués à partir de matières premières locales. Ses produits comprennent des bijoux, des poteries, des textiles et des produits alimentaires. L'entreprise a 5 employés et est située dans une petite ville touristique, avec une forte identité locale.

Contexte

L'entreprise souhaite se développer en ligne et toucher un public plus large, au-delà de sa clientèle locale. Elle souhaite également diversifier ses canaux de vente et réduire sa dépendance aux ventes en magasin, tout en renforçant son image de marque et en proposant une expérience utilisateur de qualité.

Besoins

Les besoins de l'entreprise sont de vendre ses produits en ligne, de gérer les commandes et les paiements, de communiquer avec les clients et de promouvoir ses produits grâce à une stratégie digitale ciblée. Elle souhaite également disposer d'un site web facile à utiliser et à administrer, avec une interface intuitive et une gestion simplifiée des contenus.

Fonctionnalités

Le site web devra inclure les fonctionnalités suivantes, en accordant une attention particulière à l'expérience utilisateur et à la performance technique :

• Page d'accueil : Présentation des produits phares, promotions, bannières publicitaires mettant en avant l'artisanat local et les valeurs de l'entreprise.
• Catalogue de produits : Catégories et sous-catégories, filtres de recherche avancés (prix, matière, couleur, origine), fiches produits détaillées avec photos de haute qualité, descriptions attrayantes, prix, avis clients et suggestions de produits similaires.
• Panier d'achat : Ajout et suppression de produits, calcul automatique des frais de port en fonction du poids et de la destination, choix du mode de livraison (standard, express, point relais). Le panier d'achat doit accepter les paiements par carte bancaire, PayPal et virement bancaire.
• Compte client : Gestion des informations personnelles (nom, adresse, email, mot de passe), historique des commandes, adresses de livraison et de facturation, programme de fidélité. Le site doit respecter les exigences du RGPD en matière de protection des données personnelles et garantir la sécurité des transactions.
• Paiement en ligne : Intégration avec des solutions de paiement sécurisées (ex : PayPal, Stripe) garantissant la confidentialité des données bancaires.
• Blog : Publication d'articles sur l'artisanat, les produits locaux, les conseils d'utilisation, les coulisses de l'entreprise et les événements locaux.
• Formulaire de contact : Pour les demandes d'informations, les réclamations et les suggestions.
• Moteur de recherche : Pour trouver rapidement des produits ou des informations sur le site en utilisant des mots-clés pertinents.

Contraintes

Le projet est soumis aux contraintes suivantes, qui doivent être prises en compte dans la définition des spécifications fonctionnelles et dans la gestion du projet web :

• Budget limité.
• Délais courts.
• Nécessité d'utiliser un CMS facile à prendre en main (ex : WordPress avec WooCommerce) pour faciliter la gestion des contenus et des produits.
• Conformité RGPD.

Critères d'acceptation

Le site web sera considéré comme acceptable si les critères suivants sont remplis, garantissant une expérience utilisateur optimale et l'atteinte des objectifs business :

• Le site doit être fonctionnel sur tous les navigateurs (Chrome, Firefox, Safari, Edge) et appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).
• Le site doit être facile à utiliser et à naviguer, avec une interface intuitive et une navigation fluide.
• Le site doit être sécurisé et conforme RGPD, garantissant la protection des données personnelles des utilisateurs.
• Le site doit générer un nombre suffisant de commandes pour atteindre les objectifs de vente fixés dans la stratégie digitale, avec un taux de conversion minimum de 1%.

Erreurs à éviter et bonnes pratiques

La rédaction d'un cahier des charges fonctionnel est un exercice qui demande rigueur et précision. Certaines erreurs sont fréquentes et peuvent compromettre l'efficacité du document et la réussite du projet web. Il est donc important de les connaître et de les éviter, en adoptant les bonnes pratiques de gestion de projet web.

Les erreurs courantes dans la rédaction d'un CdCF

• Manque de précision et d'exhaustivité : Le CdCF doit décrire précisément toutes les fonctionnalités attendues, sans laisser de place à l'interprétation ou à l'ambiguïté.
• Ambiguïté et jargon technique excessif : Le CdCF doit être rédigé dans un langage clair et accessible à tous les lecteurs, y compris ceux qui ne sont pas des experts techniques.
• Omission des contraintes et des critères d'acceptation : Les contraintes et les critères d'acceptation sont essentiels pour encadrer le projet, définir les conditions de sa réussite et garantir l'atteinte des objectifs.
• Absence de communication avec les parties prenantes : Le CdCF doit être élaboré en collaboration avec toutes les parties prenantes du projet, afin de prendre en compte leurs besoins, leurs attentes et leurs contraintes.
• Cahier des charges trop rigide et difficile à modifier : Le CdCF doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux évolutions du projet et aux retours des utilisateurs, tout en restant cohérent avec les objectifs initiaux et la stratégie digitale.

Les bonnes pratiques pour rédiger un CdCF efficace

• Impliquer toutes les parties prenantes (client, équipe de développement, designers, marketeurs) dès le début du projet.
• Utiliser un langage clair, précis et accessible, en évitant le jargon technique et les termes ambigus.
• Illustrer les fonctionnalités avec des exemples concrets, des cas d'utilisation et des maquettes (wireframes) pour faciliter la compréhension.
• Définir des critères d'acceptation clairs et mesurables, basés sur des indicateurs clés de performance (KPIs) et alignés sur la stratégie digitale.
• Être réaliste quant aux contraintes de budget, de délais et de ressources, en tenant compte des risques potentiels et des imprévus.
• Adopter une approche itérative et collaborative, en privilégiant les échanges réguliers et les feedbacks constructifs.
• Maintenir le CdCF à jour tout au long du projet, en documentant les modifications et les évolutions.
• Utiliser des outils collaboratifs (ex : Google Docs, Notion, Trello) pour faciliter la communication, la gestion du CdCF et le suivi du projet. Actuellement, 65% des entreprises ayant réussi leur transformation digitale utilisent des outils collaboratifs pour la gestion de leurs projets.

Astuces pour faciliter la communication entre le client et le prestataire

Une communication fluide et transparente est essentielle pour la réussite d'un projet web. Voici quelques astuces pour faciliter la communication entre le client et le prestataire, en garantissant une compréhension mutuelle des besoins et des attentes :

• Organiser des réunions régulières (hebdomadaires ou bi-hebdomadaires) pour discuter de l'avancement du projet, des difficultés rencontrées et des solutions envisagées.
• Utiliser des outils de gestion de projet (ex : Asana, Jira, Monday.com) pour suivre les tâches, les échéances et les budgets, et pour faciliter la communication entre les membres de l'équipe.
• Mettre en place un système de feedback clair et efficace, permettant au client de donner son avis sur les livrables et de demander des modifications si nécessaire.
• Être transparent et réactif aux demandes du client, en répondant rapidement à ses questions et en lui fournissant des informations claires et précises.
• Savoir dire non lorsque les demandes du client dépassent le scope du projet ou ne sont pas compatibles avec les contraintes budgétaires ou de délais. 28% des projets web dépassent leur budget initial à cause de demandes de modifications imprévues.

Un cahier des charges fonctionnel bien rédigé est un pilier fondamental pour garantir le succès de tout projet web, qu'il s'agisse d'un site vitrine, d'une plateforme e-commerce ou d'une application web complexe. Il permet d'aligner les visions, de définir précisément les besoins, de gérer les risques et d'éviter les mauvaises surprises. En investissant du temps et des efforts dans sa création, vous maximisez vos chances de mener à bien un projet qui répondra aux attentes de toutes les parties prenantes et qui contribuera à atteindre les objectifs de votre stratégie digitale.